We gebruiken Microsoft Teams om videoconferenties, telefonische conferenties, webinars en trainingen (hierna: online vergaderingen) te houden en, indien nodig, deze op te nemen en/of te transcriberen als video/audio voor documentatiedoeleinden.

De opname bevat een foto van de deelnemer, het gesprek, de naam en de tijd. Voor de transcriptie wordt het gesprek opgenomen en in realtime samengevat in tekstvorm met behulp van een AI-toepassing (Microsoft Copilot).

Als online vergaderingen worden opgenomen en/of getranscribeerd, wordt aan het begin van de vergadering de camera uitgeschakeld en de microfoon van de deelnemer gedempt om ervoor te zorgen dat er een individuele opt-in als toestemming is.

Alleen bepaalde personen zijn geautoriseerd om online vergaderingen op te nemen en de transcriptiefunctie te starten.

Microsoft Teams is een dienst van Microsoft Ireland Operations, Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ierland.

Doel van de verwerking

Het voeren van online vergaderingen om bedrijfsprocessen en samenwerking te vereenvoudigen en te versnellen. Het documenteren en analyseren van de inhoud van online vergaderingen met betrekking tot bedrijfsvereisten of voor verificatiedoeleinden, bijv. projectvergaderingen (vastleggen van projectstatussen, beslissingen en taken), sollicitatiegesprekken. Een ander doel is om deelnemers die niet aanwezig zijn de mogelijkheid te geven om de online vergadering achteraf te bekijken.

Welke gegevens worden verwerkt?

Bij het gebruik van "Microsoft Teams" worden verschillende persoonsgegevens en gegevenstypen verwerkt. De reikwijdte van de gegevens is ook afhankelijk van de informatie die een deelnemer vóór of tijdens deelname aan een online vergadering verstrekt.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Details van de gebruiker, bijv:
Weergavenaam ("Display Name"), e-mailadres, profielfoto (optioneel), voorkeurstaal
Metagegevens van vergadering, bijv:
Datum, tijd, begin- en eindtijd, ID vergadering, IP-adres en apparaat-/hardware-informatie Telefoonnummers, locatie
Tekstgegevens:
U kunt de chatfunctie gebruiken in een online vergadering. De tekst die u invoert wordt verwerkt om deze weer te geven in de online vergadering.
Audio- en videogegevens:
Als audio- en video-opties worden gebruikt, worden de gegevens van de microfoon en videocamera op het eindapparaat verwerkt voor de duur van de vergadering. Als de vergadering wordt opgenomen, wordt deze opname opgeslagen.
Je kunt de microfoon en/of camera zelf op elk moment uitschakelen of dempen via de "Microsoft Teams"-toepassingen.
Transcriptie:
De hoeveelheid persoonlijke gegevens die de transcriptie van het audiosignaal naar tekst genereert, hangt af van de informatie die de deelnemers aan een online vergadering verstrekken.
Toestemming voor opname / transcriptie:
Als er toestemming is gegeven, wordt dit samen met IP, tijd en gebruiker opgeslagen in het logboek van de vergadering.

Wettelijke basis voor gegevensverwerking

Organiseren van online vergaderingen

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om deelname aan online bijeenkomsten mogelijk te maken.

Als in verband met het gebruik van online vergaderingen persoonsgegevens een elementair onderdeel vormen van het gebruik van "Microsoft Teams", is art. 6 lid 1 sub. f AVG de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking. In deze gevallen ligt ons gerechtvaardigde belang in de effectieve organisatie van online vergaderingen door het gebruik van moderne communicatiemiddelen die de overdracht van audiovisuele inhoud omvatten.

Als de bijeenkomsten plaatsvinden in het kader van contractuele relaties (met de betrokkene), is art. 6 lid 1 sub b AVG de rechtsgrondslag voor gegevensverwerking.

In aanvulling op Art. 6 lid 1 sub b GDPR, Artikel 88 AVG i.c.m. art. 6:610 BW als rechtsgrondslag voor de verwerking van werknemersgegevens, op voorwaarde dat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van de arbeidsrelatie.

Opname / Transcriptie

Opnames en transcripties worden altijd gemaakt op basis van geïnformeerde toestemming in overeenstemming met Art. 6 lid 1 sub a GDPR.

Ontvangers / doorsturen van gegevens

Persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met deelname aan online bijeenkomsten worden niet doorgegeven aan derden, tenzij dit uitdrukkelijk de bedoeling is. Houd er rekening mee dat inhoud van online bijeenkomsten en persoonlijke ontmoetingen vaak wordt gebruikt om informatie door te geven aan klanten, geïnteresseerden of derden en daarom bedoeld is om te worden doorgegeven.

De aanbieder van Microsoft Teams verkrijgt noodzakelijkerwijs kennis van de bovengenoemde gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van de dienst. Wij hebben contracten gesloten met Microsoft voor de verwerking van gegevens in opdracht. In deze contracten verplicht Microsoft zich om gebruikersgegevens te beschermen en namens ons te verwerken in overeenstemming met de Europese regelgeving voor gegevensbescherming en, in het bijzonder, om deze niet door te geven aan derden.

Gegevensverwerking buiten de Europese Unie

Microsoft Teams is een dienst die wordt aangeboden door de Europese dochteronderneming van Microsoft Corporation, gevestigd in de Verenigde Staten. De verwerking en opslag van gegevens vindt plaats in datacenters van Microsoft binnen de Europese Unie. Het kan echter niet worden uitgesloten dat gegevens ook worden overgedragen naar derde landen, zoals de Verenigde Staten.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als serviceactiviteiten van buiten de EU worden uitgevoerd of als gegevens worden gerouteerd via internetservers die zich buiten de EU bevinden. Dit is met name het geval als deelnemers aan de online vergadering zich in een derde land bevinden.

De gegevens worden gecodeerd tijdens het transport via internet en zijn zo beschermd tegen ongeautoriseerde toegang door derden.

Opmerking over gegevensverwerking in de VS:

Microsoft is gecertificeerd voor het Data Privacy Framework voor "niet-HR" en "HR" gegevens, dat een adequaat niveau van gegevensbescherming biedt voor de verwerking van persoonlijke gegevens in overeenstemming met het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

Opslag van de gegevens

Over het algemeen verwijderen we persoonlijke gegevens wanneer er geen noodzaak meer is voor verdere opslag. Een vereiste kan met name bestaan als de gegevens nog nodig zijn om contractuele verplichtingen uit te voeren, te controleren en garantie- en waarborgclaims toe te kennen of hiertegen verweer te voeren. In het geval van wettelijke bewaarplichten wordt verwijdering pas overwogen na het verstrijken van de betreffende bewaarplicht.

Realisatie van online vergaderingen

Audio- en video-inhoud die in de stream wordt verwerkt, wordt niet opgeslagen. Chatberichten worden uiterlijk na 90 dagen automatisch verwijderd.

Opgeslagen technische logbestanden en technische diagnostische informatie worden na maximaal 90 dagen verwijderd of geanonimiseerd.

De gegevensopslag van Microsoft-gebruikers (bijv. vergadering-ID's enz.) wordt gepubliceerd op deze Microsoft-website.

Opname / Transcriptie

Ook hier geldt dat opnames en/of transcripties bewaard mogen (en moeten) worden zolang als nodig is om het doel van de opslag te bereiken. Voor projectbijeenkomsten kan dit zijn tot de succesvolle afronding van een project.

Voor een sollicitatiegesprek, 4 weken (Nederland) of 3 maanden (Duitsland) na het einde van de sollicitatieprocedure of voor een langere periode als er een dienstverband is aangegaan of toestemming is gegeven.

In andere gevallen, bijvoorbeeld getranscribeerde overeenkomsten over pensioentoezeggingen, kan de bewaartermijn meer dan 30 jaar zijn.

Opslaglocatie en toegang

Opnames worden opgeslagen in Microsoft 365 met beperkte toegang en opgeslagen op OneDrive (voor privévergaderingen) of SharePoint (voor kanaalvergaderingen).

Mensen die uitgenodigd zijn voor de vergadering kunnen de opname bekijken als de organisator van de vergadering deze expliciet voor hen vrijgeeft.

Mogelijkheid van bezwaar

Je kunt de camera of microfoon op elk moment zelf uitschakelen of dempen in Microsoft Teams.

Intrekking van toestemming

In overeenstemming met art. 7 lid 3 AVG heeft u het recht om uw toestemming aan Sunny Cars GmbH op elk gewenst moment in te trekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de tot dan toe uitgevoerde verwerking.

Als de gegevensverwerking niet is gebaseerd op toestemming, is herroeping niet mogelijk.

Microsoft staat deelnemers toe om hun eigen identiteit te verbergen in de live ondertiteling en live transcriptie functies. Informatie hierover is te vinden op de Microsoft-website onder Je identiteit verbergen in ondertiteling en transcriptie van vergaderingen in Microsoft Teams.

Uw rechten als "betrokkene"

U hebt recht op informatie over de persoonlijke gegevens die wij over u verwerken.

Bovendien hebt u het recht op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, voor zover u daartoe wettelijk gerechtigd bent.

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen in het kader van de wettelijke vereisten. Hetzelfde geldt voor het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Om uw rechten uit te oefenen in overeenstemming met Art. 15 e.v. AVG (informatie), kunt u rechtstreeks contact opnemen met de persoon die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking of met onze functionaris voor gegevensbescherming, die u kan adviseren en ondersteunen.

Vragen over gegevensbescherming

Betrokkenen kunnen ons gegevensbeschermingsteam raadplegen over alle vragen met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens en de uitoefening van hun rechten onder de GDPR.

Als u vragen hebt over gegevensbescherming, kunt u contact opnemen met ons team voor gegevensbescherming op

datenschutz@sunnycars.de (DE) of
gegevensbescherming@sunnycars.nl (NL)

beschikbaar.

Neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming

E-mail: dsb@sunnycars.de, Telefoon: +49 8133 9179319

De functionaris voor gegevensbescherming is verplicht tot geheimhouding bij de uitvoering van zijn/haar taken.

We behouden ons het recht voor om deze mededeling over gegevensbescherming aan te passen in het geval van wijzigingen aan deze service, zodat deze altijd voldoet aan de huidige wettelijke vereisten.

Status: augustus 2024

Meer informatie over gegevensbescherming op Veiligheid en gegevensbescherming.