Wir verwenden Microsoft Teams um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Webinare und Schulungen durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings) und ggf. zu Dokumentationszwecken als Video/Audio aufzuzeichnen und/oder zu transkribieren.

Die Aufzeichnung beinhaltet ein Bild des Teilnehmers, das gesprochene Wort, den Namen und die Uhrzeit. Für die Transkription wird das gesprochene Wort aufgenommen und in Echtzeit über eine KI-Anwendung (Microsoft Copilot) in Textform zusammengefasst ausgegeben.

Wenn Online-Meetings aufgezeichnet und/oder transkribiert werden sollen, werden zu Beginn des Meetings die Kamera aus- und das Mikrofon des Teilnehmers stummgeschaltet um ein individuelles Opt In als Einwilligung zu gewährleisten.
Nur bestimmte Personen sind berechtigt, Online-Meetings aufzuzeichnen und die Transkriptionsfunktion zu starten.

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland.

Zweck der Verarbeitung

Durchführen von Online-Meetings zur Vereinfachung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen und Zusammenarbeit. Dokumentation und Analyse von Inhalten der Online-Meetings hinsichtlich geschäftlicher Anforderungen oder zu Nachweiszwecken, z.B. Projektbesprechungen (Festhalten von Projektständen, Entscheidungen und Aufgaben), Bewerbungsgespräche. Ein weiterer Zweck ist nicht anwesenden Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, das Online-Meeting im Nachhinein anzusehen.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene personenbezogene Daten und Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben ein Teilnehmervor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer, z.B.:
Anzeigename („Display Name“), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten, z.B.:
Datum, Uhrzeit, Start- und Endzeit, Meeting-ID, IP-Adresse sowie Geräte-/Hardware-Informationen Telefonnummern, Ort
Textdaten:
Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen.
Audio- und Videodaten:
Wenn Audio- und Video-Optionen genutzt werden, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon sowie von der Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sofern das Meeting aufgezeichnet wird, wird diese Aufzeichnung gespeichert.
Sie können das Mikrofon und/oder die Kamera jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“- Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Transkription:
Der Umfang der personenbezogenen Daten, die durch die Transkription vom Audiosignal in Text entsteht, hängt davon ab, welche Angaben die Teilnehmer an einem Online-Meeting machen.
Einwilligung in Aufzeichnung / Transkription:
Wenn die Einwilligung gegeben wird, wird diese mit IP, Zeit, Benutzer im Besprechungsprotokoll gespeichert.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Durchführung von Online-Meetings

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Teilnahme an Online-Meetings zu ermöglichen.

Sofern im Zusammenhang mit der Nutzung von Online-Meetings personenbezogene Daten elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sind, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Unser berechtigtes Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings durch die Nutzung moderner Kommunikationsmittel, die die Übertragung audiovisueller Inhalte einschließen.

Wenn die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen (mit der betroffenen Person) durchgeführt werden, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Neben Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gilt Artikel 88 DSGVO i. v. m. § 26 Abs. 1 bis 8 BDSG als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten, sofern die Verarbeitung für die Erfüllung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Aufzeichnung / Transkription

Aufzeichnungen und Transkriptionen erfolgen immer auf Basis einer informierten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht explizit zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig dazu dienen, Informationen an Kunden, Interessenten oder Dritte zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Wir haben mit Microsoft Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Darin verpflichtet sich Microsoft, die Daten der Nutzer zu schützen und entsprechend den europäischen Datenschutzbestimmungen in unserem Auftrag zu verarbeiten und insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Microsoft Teams ist ein Dienst, der von der europäischen Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation mit Sitz in den USA angeboten wird. Die Datenverarbeitung und Speicherung erfolgen in Microsoft Rechenzentren mit einem Standort innerhalb in der Europäischen Union. Es ist aber nicht auszuschließen, dass Daten auch in Drittländer wie die USA übertragen werden.

Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Servicetätigkeiten von außerhalb der EU vorgenommen werden oder das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich Teilnehmende am Online-Meeting in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Hinweis zur Datenverarbeitung in den USA:
Microsoft ist für das Data Privacy Framework für „non HR“ und „HR“ Daten zertifiziert, wodurch gemäß dem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau für die Verarbeitung personenbezogener Daten vorliegt.

Speicherung der Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Durchführung von Online-Meetings

Audio- und Videoinhalten, die im Stream verarbeitet werden, werden nicht gespeichert. Chat-Nachrichten werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht.

Die Löschung gespeicherter technischer Protokolle und technischer Diagnoseinformationen erfolgt nach maximal 90 Tagen oder es erfolgt eine Anonymisierung.

Die Datenaufbewahrung der Microsoft Benutzer (z.B. Meeting-IDs usw.) sind auf dieser Microsoft Webseite veröffentlicht:

Aufzeichnung / Transkription

Auch hierfür gilt, dass Aufzeichnungen und/oder Transkriptionen so lange aufbewahrt werden dürfen (und sollten), wie es zur Erreichung des Zwecks der Speicherung erforderlich ist. Für Projektbesprechungen kann dies bis zum erfolgreichen Abschluss eines Projektes sein.

Bei einem Bewerbungsgespräch 4 Wochen (Niederlande) oder 3 Monate (Deutschland) nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens oder für einen längeren Zeitraum, wenn eine Anstellung erfolgt oder eine Einwilligung erteilt wird.

In anderen Fällen, z.B. bei transkribierten Vereinbarungen zu Pensionszusagen, kann die Speicherzeit über 30 Jahre betragen.

Speicherort und Zugriff

Aufzeichnungen werden zugriffsbeschränkt in Microsoft 365 gespeichert und auf OneDrive (für private Besprechungen) oder SharePoint (für Kanalbesprechungen) abgelegt.

Personen, die zur Besprechung eingeladen wurden, können die Aufzeichnung anzeigen, sofern der Besprechungsorganisator diese explizit für sie freigibt.

Widerspruchsmöglichkeit

Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst in Microsoft Teams abschalten bzw. stummstellen.

Widerruf von Einwilligungen

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber der Sunny Cars GmbH zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt ist.

Wenn die Datenverarbeitung nicht auf einer Einwilligung beruht, ist kein Widerruf möglich.

Microsoft ermöglicht den Teilnehmer*innen, die eigene Identität bei den Funktionen Live-Untertitel und Live-Transkription zu verbergen. Informationen dazu finden Sie auf den Microsoft-Webseiten unter Ausblenden Ihrer Identität in Besprechungsuntertiteln und Transkripten in Microsoft Teams.

Ihre Rechte als „Betroffene Person“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen bestimmte Verarbeitungen zu. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Zur Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO (Auskunft) wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten, der Sie beraten und unterstützen kann.

Fragen zum Datenschutz

Betroffene Personen können unser Datenschutzteam zu allen Fragen, die mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehen, zu Rate ziehen.

Für Fragen zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzteam unter

datenschutz@sunnycars.de (DE) bzw.
gegevensbescherming@sunnycars.nl (NL)

zur Verfügung.

Kontakt Datenschutzbeauftragter

E-Mail: dsb@sunnycars.de, Telefon: +49 8133 9179319

Der Datenschutzbeauftragte ist bei der Erfüllung seiner Aufgaben an die Wahrung der Vertraulichkeit gebunden.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise bei Änderungen dieses Services anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

Stand: August 2024

Weitere Informationen zum Datenschutz auf Sicherheit und Datenschutz.