Datenschutzhinweise zur telefonischen Kontaktaufnahme

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Website ist eine Service-Rufnummer angegeben, die für die telefonische Kontaktaufnahme mit unserer Service-Zentrale genutzt werden kann. Hier können Sie allgemeine Anfragen stellen, Schadensmeldungen abgeben, Reklamationen vorbringen oder auch ein Angebot für eine Mietwagenreservierung anfordern.

Der Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) sowie der Gesprächspartner des Telefonats werden grundsätzlich gespeichert.

In Abhängigkeit von der Anfrage, werden ausgetauschte Informationen in unsere Kundendatenbank übernommen.

Option 1: Allgemeine Anfrage:

Zur Bearbeitung einer allgemeinen Anfrage benötigen wir diese Angaben

  • Vor- und Nachname
  • Anrede
  • E-Mail-Adresse

Ggf. noch weitere Informationen

  • Buchungsnummer
  • Telefonnummer
  • Firma

Option 2: Schadensmeldung

Zur Bearbeitung einer Schadensmeldung benötigen wir Angaben

  • zur Person
  • zur Buchung
  • zur Erstattung
  • zu Schadensdetails
  • sowie verschiedene Dokumente
    • lokaler Mietvertrag
    • Schadensbericht des Vermieters
    • Zahlungsnachweis
    • Polizeibericht

Option 3: Reklamation

Zur Bearbeitung einer Reklamation benötigen wir Angaben

  • zur Person
  • zur Buchung
  • zur Erstattung
  • zu ihren Erfahrungen, dem Grund der Beschwerde
  • sowie ggf. verschiedene Dokumente im Zusammenhang mit der Fahrzeuganmietung vorliegen haben, z.B.
    • Mietvertrag
    • Kreditkartenabrechnung
    • Bilder

Option 4: Mietwagenangebot

Um Ihnen ein Mietwagenangebot zukommen zu lassen, benötigen wir

  • den Ort der Anmietung
  • Abholdatum und -zeit
  • Abgabedatum und -zeit
  • die gewünschte Fahrzeugkategorie
  • zur Übersendung des Angebots)
    • Vor- und Nachname
    • Anrede
    • E-Mail-Adresse

 

Aufzeichnung von Telefongesprächen

Punktuell zeichnen wir Telefongespräche zu Qualitätssicherungs- und Trainingszwecken auf. Wenn dies geschieht, wird vor dem Beginn des eigentlichen Gesprächs grundsätzlich eine Einwilligung der betroffenen Person eingeholt. Wird dies Zustimmung nicht erteilt, werden Gesprächsinhalte nicht aufgezeichnet.

Die Auswertung eines Gesprächs erfolgt nur zwischen Teamleiter/Trainer und dem Mitarbeiter, der das Gespräch geführt hat.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten zur Schadensmeldung und Reklamation oder Einholung eines Angebots dient der Vertragserfüllung bzw. -Anbahnung und gründet sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer „Allgemeinen Anfrage“ können in Abhängigkeit vom Gesprächsinhalt Art. 6 Abs. 1 lit. b oder auch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sein.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus aufgezeichneten Telefongesprächen erfolgt auf Basis der von Ihnen erteilten Einwilligung. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten dient uns allein zur Bearbeitung der Anfrage. Hierin liegt auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen dient dem Zweck unsere Servicequalität zu verbessern und die Qualität der Kunden- und Interessentenbetreuung zu sichern.

Dauer der Speicherung

Die in Abhängigkeit von den angegebenen Optionen gespeicherten Daten werden nach Zweckwegfall gelöscht sofern dem nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen.

Aufzeichnungen von Telefongesprächen werden nach Beendigung der Trainingsmaßnahme gelöscht, sofern dies vor Ablauf von 4 Wochen ist. Sofern eine Auswertung nicht innerhalb von vier Wochen stattfindet, werden die Aufzeichnungen automatisch nach dieser Zeit gelöscht.

Bei einem Widerruf der Einwilligung werden die Aufzeichnungen umgehend gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. In Abhängigkeit von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung werden die Daten gelöscht oder gesperrt, falls keine weitere Verwendung der eingegebenen Daten notwendig ist und dem nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen.

Ihre Einwilligung in die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist jederzeit widerrufbar.